Desarrollo de software para transitarios: Smart Freight, de la oferta al conocimiento de embarque

La mayoría de las guías sobre desarrollo de software para transitarios empiezan con una lista de funcionalidades: gestión de tarifas, reservas, seguimiento, documentos, facturación. Nosotros empezamos por el registro. En el flete marítimo y el transporte en contenedor, la oferta, la reserva y el conocimiento de embarque describen el mismo envío. Cuando cada uno vive en una bandeja de entrada o en un sistema distinto, la gente vuelve a teclearlo, y cada vez que se vuelve a teclear hay un punto donde un envío puede descarrilar.

Smart Freight es el caso detrás de esta nota: una plataforma de reserva de flete marítimo para envíos de contenedor completo (FCL) en el mercado del Reino Unido. Logics7 la construye desde 2024 hasta hoy, y está en funcionamiento. Un cargador compara ofertas de ruta en un mapa, elige un nivel de tarifa, reserva y habla con el coordinador del envío en un chat. A partir de la reserva se genera un borrador del conocimiento de embarque para que el agente lo revise.

A continuación: dónde se rompe la reserva de fletes, qué hace la plataforma, cómo se construyó y qué dice sobre construir o comprar.

Reservar un contenedor sigue pasando por el correo electrónico, el teléfono y las hojas de cálculo. Una tarifa llega como adjunto. Las reglas de días libres y de cut-off quedan en una nota al pie. La confirmación de la reserva vive en una bandeja de entrada, y el conocimiento de embarque se vuelve a teclear a partir de ella en otro sistema.

Cada traspaso entre cargador, agente y naviera cuesta una llamada, un retraso o un error. Una cotización no es una solicitud de reserva, una solicitud de reserva no es una confirmación y una confirmación no es un documento. Aun así, los mismos datos tienen que pasar por todos ellos: par de puertos, naviera, tipo de contenedor, calendario de salidas, datos de la mercancía.

El problema no es una funcionalidad que falta. Es la ausencia de un registro único que compartan la oferta, la reserva y los documentos, y eso es lo primero que tiene que resolver el desarrollo de software para transitarios. Un software de reserva de fletes que añade pantallas sobre la misma cadena de correos desplaza el tecleo repetido; no lo elimina.

Smart Freight reúne el camino de la cotización a la reserva y los documentos en una sola plataforma de reserva de flete marítimo. El detalle del producto está en el caso de estudio de Smart Freight; aquí va la lógica.

Ofertas de ruta y niveles de tarifa

Las ofertas puerto a puerto aparecen en un mapa en tiempo real. Cada una muestra la naviera, el tipo de contenedor, el cut-off, la salida, la llegada, el tiempo de tránsito y el precio, así que el cargador compara datos en lugar de esperar una cotización por correo.

Cada oferta se presenta en tres niveles de tarifa: Standard, Flexible y All inclusive. Los niveles fijan de antemano los días libres, la flexibilidad del cut-off, las demoras y el nivel de soporte. Es gestión de tarifas de flete en el momento de elegir: las tarifas y sus reglas llegan juntas, como parte de la oferta, no como letra pequeña.

Reserva y chat en el envío

El flujo de reserva lleva al cargador por el nivel de tarifa, la salida, un resumen de la reserva con Incoterms y los pasos de confirmación, con el total por contenedor a la vista. No se cobra nada hasta que el agente confirma la disponibilidad.

Cada reserva tiene su propio chat con el coordinador del envío, junto a las notificaciones del sistema. Una lista de envíos muestra el estado de cada reserva, y una vista de seguimiento añade visibilidad del envío. La conversación queda vinculada al envío al que se refiere, no a la bandeja de entrada de alguien.

Borrador del conocimiento de embarque

La plataforma genera un borrador del conocimiento de embarque a partir de la reserva, con los datos del transporte y de la mercancía; el buque, el viaje y los puertos aparecen en cada documento. El agente revisa el borrador en lugar de volver a teclearlo.

El conocimiento de embarque electrónico (eBL) es otra cuestión. DCSA publica un estándar para el conocimiento de embarque electrónico; esta nota no afirma nada sobre eBL en Smart Freight. Lo que produce la plataforma es un borrador para el agente.

La secuencia que sigue es el núcleo del producto. Cada paso pertenece al mismo registro del envío; ninguno parte de un formulario en blanco.

Para quien planifica un servicio de transitario digital, esta es la parte del desarrollo de software para transitarios que más importa. Los errores caros están entre los pasos, no dentro de ellos: un tipo de contenedor equivocado en la oferta se convierte en una reserva equivocada y después en un documento equivocado. Cuando la reserva, la conversación, las notificaciones y el borrador del conocimiento de embarque comparten un solo envío, nadie vuelve a teclear lo que el sistema ya sabe.

Smart Freight es un producto de cliente. El papel de Logics7 abarca la estructura de producto, la plataforma web, el flujo de reserva y la automatización documental, de 2024 a la actualidad. Los bloques técnicos son una plataforma web, mapas y rutas, chat en tiempo real y generación de documentos.

Tres decisiones dieron forma al producto:

• →Ofertas, no hilos de cotizaciones. El cargador compara datos en un mapa en lugar de esperar un correo.
• →Reglas como parte del producto. Los días libres, el cut-off y las demoras forman parte de la oferta, no de la letra pequeña, y no se cobra nada hasta que el agente confirma la disponibilidad.
• →Un solo registro. La reserva, la conversación, las notificaciones y los documentos comparten el mismo envío.

Ninguna de las tres es una elección tecnológica. Cada una decide cómo funciona la transacción para el cargador y el agente, y el código se deriva de ella. Ese es el principio detrás de cómo trabaja Logics7: no hay desarrollo sin lógica de producto.

Demuestra que una transacción en la que precio, reglas y documentos tienen que cuadrar puede funcionar como un solo producto y no como una cadena de correos, sin un programa de transformación.

Para los transitarios y los NVOCC, la primera pregunta del desarrollo de software para transitarios es construir o comprar, y se reduce a dónde está la diferencia. Las suites estándar para transitarios y el software para NVOCC cubren el trabajo habitual de back office: documentación, aduanas, facturación, integración EDI/API con navieras, conexión con un TMS o un CRM. Si su proceso coincide con el paquete, cómprelo. El software logístico a medida tiene sentido cuando la transacción de cara al cliente es el producto: cómo se muestran las ofertas, cómo se expresan las reglas, cómo una reserva se convierte en un documento.

La misma lógica se aplica a los marketplaces de reserva, los portales de estado para clientes, el seguimiento de envíos, la facturación y la automatización documental, y los paneles de operaciones. Para un nuevo producto independiente, esa es nuestra ruta Product Partnership. Para una empresa existente cuyas operaciones dependen de personas y hojas de cálculo, es Annual Product Operations: primero el proceso de negocio, después una hoja de ruta anual ejecutada mes a mes.